Obowiązek udzielenia zaległego urlopu za 2020 r.

Pracodawcy mają czas do 30 września w 2021 r., aby udzielić pracownikowi zaległego urlopu za 
2020 r.

Co do zasady pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym,
w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Praktyka pokazuje, że nie zawsze jest to możliwe. 

Odstępstwa od tej zasady są dopuszczalne tylko wyjątkowo z powodu:

• przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika,

• szczególnych potrzeb pracodawcy,

• usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• przerwania urlopu w przypadkach wskazanych w przepisach (np. z powodu choroby) lub gdy pracownik został odwołany z urlopu.

Uwaga!
Jeżeli pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca danego roku kalendarzowego, z dniem
1 stycznia urlop ten staje się urlopem zaległym. Pracodawca powinien podjąć starania zmierzające do tego, aby pracownik rozpoczął wykorzystanie zaległego urlopu.

Ważne!
Termin zostanie dochowany, jeśli 30 września będzie pierwszym dniem udzielonego zaległego urlopu – nawet jeśli zakończenie urlopu przypadnie po tej dacie.

Omawiany obowiązek nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie. Uprawnienie do urlopu na żądanie przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na rok następny. Oznacza to, że jeżeli w danym roku pracownik nie korzystał z urlopu na żądanie (albo wykorzystał mniej niż 4 dni takiego urlopu), to nie spowoduje to zwiększenia wymiaru urlopu na żądanie w kolejnym roku. Jednocześnie pracownik może wykorzystać te 4 dni zaległego urlopu w dowolnym terminie, także po 30 września.

Co do zasady termin urlopu powinien być uzgodniony z pracownikiem. Wątpliwości dotyczą możliwości wydania przez pracodawcę jednostronnego, wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego
w przewidzianym w Kodeksie pracy terminie. W niektórych orzeczeniach Sądy wskazują, że pracodawca udzielając pracownikowi zaległy urlop wypoczynkowy za poprzednie lata do 30 września nie musi uzyskać zgody pracownika, ale w literaturze nie brakuje też stanowiska odmiennego. Dlatego, jeśli tylko jest to możliwe, pracodawca powinien ustalić termin wykorzystania zaległego urlopu po porozumieniu
z pracownikiem.

Uwaga!
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, pracodawca może udzielić pracownikowi,
w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych. Maksymalny wymiar urlopu udzielanego w tym trybie nie może jednak przekroczyć 30 dni.

Co w przypadku gdy pracodawca nie udzieli zaległego urlopu do 30 września?

Jeśli pracownik nie rozpocznie wykorzystywania zaległego urlopu najpóźniej do 30 września nadal będzie miał do niego prawo aż do momentu przedawnienia. Urlop przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stał się wymagalny. Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem września następnego roku, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.               

Niewykorzystany urlop powinien być jak najszybciej przez pracownika wykorzystany.